Demo

Arhivare Electronică-Management de documente - O idee buna!





Printr-un start-up de econimie sociale a carui idee a pornit de la proliferarea serviciilor cu componenta IT in intreprinderi sociale din toata lumea, a luat nastere ARHIDAVA SOLUTIONS. Aceste intreprinderi vizeaza o misiune sociala: incluziunea sociala prin participarea activa la societatea informationala a persoanelor din grupuri vulnerabile.



Mergand pe aceasta idee am incercat sa valorificam resursele umane locale prin includerea lor in economia digitala. In esenta persoanele vulnerabile din cateva grupuri precum- persoanele care traiesc din venitul minim garantat, persoanele din familii cu mau mult de 2 copii, familii monoparentale, persoanele cu dizabilitati -  au participat la cursuri de calificare in cadrul proiectului Posdru MIXECO - MIX DE ECONOMIE SOCIALA, iar dupa angajarea in start-up de economie sociala ARHIDAVA SOLUTIONS au urmat o scolarizare specifica programelor in care lucreaza.

 

 

Arhivare Electronică-Management de documente-Fluxuri de lucru

 

Fiind supuse unui flux informațional din ce în ce mai abundent, companiile caută căi mai bune, mai eficiente de a distribui informația atăt în cadrul organizației cât și în exterior.

 

În prezent, în majoritatea companiilor informațiile au devenit din ce in ce mai numeroase și greu de controlat. Prea des suntem nevoiți să ne confruntăm cu situații în care documente importante se pierd sau se găsesc după îndelungi căutări. Studii recunoscute vin să susțină această afirmație: 15% din timpul petrecut de un angajat la birou este dedicat regăsirii documentelor salvate pe hârtie, iar 8,5% din documentele scrise sunt pierdute din cauza erorilor din timpul arhivării fizice.

Pentru a evita astfel de situații și pentru a crește eficiența și productivitatea angajaților există o soluție foarte practică, numită: arhivare electronică.

 

Ce înseamnă arhivarea electronică și care sunt etapele constituirii unei arhive electronice:

 

 

  1. Pregatirea documentelor - Activitatea de pregatire a documentelor este necesara pentru a face posibila introducerea lor in echipamente profesionale de scanare. Acest pas este similar ordonarii si construirii dosarelor.
  2. Scanarea documentelor - Specialistii nostri vor crea imagini digitale pentru fiecare document. Viteza de scanare precum si calitatea imaginilor rezultate fac diferenta intre echipamentele comerciale si cele profesionale.
  3. Indexarea/arhivarea - Documentele in format digital vor fi indexate (vor capata indentitate virtuala) apoi vor fi reorganizate structural conform cerintelor beneficiarului. Astfel, documentele dumneavoastra se transforma intr-o arhiva electronica si sunt gata pentru utilizare sub forma simpla de fisiere structurate sau integrate intr-o solutie profesionala de arhivare electronica.

 

Software-ul de gestionare a arhivei ELO Professional: sigur, eficient, simplu de folosit

  1. Siguranta - Arhivele sunt criptare la 128 de biti. Aveti acelasi grad de siguranta cu transferurile bancare on-line. Se lucreaza pe copii, pastrandu-se versiunile vechi ale documentelor. Nu aveti cum sa pierdeti documente sau sa stergeti din greseala. Acees in program pe baza de utilizator si parola. Asigurati confidentialitatea datelor prin acces limitat la baza de date anumitor utilizatori. Cei cu drepturi restranse de utilizare pot vizualiza doar anumite documente si nu pot modifica baza de date.
  2. Eficienta - Eliminati varfurile de hartii din birou. Aveti oricand la dispozitie toata arhiva, nu doar anumite documente care se consulta mai des. Se gasesc precis si rapid documentele. Orice cautare se face in cateva secunde. Precizia cautariloreste date de cuvintele cheie alese la inceputul lucrarii.
  3. Simplitate -  Interfata intuitiva, in limba romana. Cautarea documentelor se face similar cu folosirea motorului de cautare GOOGLE. Aveti acces rapid si sigur la arhiva, de oriunde, pe baza de utilizator si parola.

 

 

DMS - Document Management System

Workflow - Fluxuri de lucru - O solutie de document management complexa include automat si functia de workflow. Prin realizarea de workflow-uri prestabilite se obtine o imagine de ansamblu asupra documentelor, informatiilor si a fluxurilor de lucru incompanie. Controlul workflow-urilor face ca procesele interne din companie sa fie mai transparente.

 

 

Marile avantaje ale sistemului de arhivare electronică în cadrul unei companii sunt:

  • Reducerea costurilor operaționale
  • Viteză mare de acces la informații
  • Accesul la documente de oriunde de pe glob
  • Reducerea riscului de a se pierde informații
  • Creșterea eficienței angajaților ca urmare a simplificării procesului de căutare și acces la informație
  • Mărirea securității prin controlul accesului la informații
  • Economia de spațiu

 

 

Fiecare ofertă de preț este personalizată în funcție de complexitatea și mărimea arhivei ce urmează a fi digitizată.

 

 

Mai multe detalii găsiți aici.

 

 

În vederea stabilirii unei întâlniri, vă rugăm să ne contactați:

 

Claudiu Pipis - Project Manager - Tel: 0723-221-512